Asana adalah sebuah project management tool untuk memudahkan kita mengatur aktivitas, timeline, dan deadline dalam satu tempat. Software sejenis Asana ada Trello, Basecamp, 17Hats, yang kurang lebih sama dengan beberapa perbedaan. Kali ini aku mau share tentang aplikasi Asana yang kini aku gunakan sehari-hari.
Let's dive right in.
Review Aplikasi Asana
Tentang PMT atau Project Management Tool, aku termasuk tipe kombo, yang menggabungkan sistem paper dengan paperless.
Buat notes di kertas tuh beda rasanya sama di apps. Entah doodling atau nulis ide, semua biasanya lebih keluar di kertas. Selain lebih cepat---tinggal coret, tidak perlu buka lock screen dan apps.
Namun kenyataannya, ada keuntungan teknologi yang tak bisa dipungkiri. Dari sisi kemudahan akses, data tersusun rapih, mudah diedit, dan anti-hilang karena tersimpan di cloud.
Disini aku tidak share list lengkap fitur asana (yang mana sangat banyak), tetapi hanya fitur yang aku pakai sehari-hari, baik untuk mengatur kegiatan harian maupun pekerjaan.
Kelebihan dan Fungsi aplikasi asana
Apa sajakah kelebihan Asana yang membuat aku akhirnya lebih banyak menggunakan apps ini dibanding apps sejenis?
1 | Manajemen seluruh cabang kegiatan kita ada dalam satu tempat
Sebagai blogger dan solopreneur, mostly semua pasti kamu lakukan sendiri. Mulai dari kegiatan inti seperti menulis dan research, hingga aktivitas pendukung seperti sosial media.
Disini, kamu bisa buat kategori untuk setiap cabang kegiatan tersebut. Sehingga memastikan semuanya selesai dan tak ada tugas yang tercecer.
2 | Bisa attach file dan integrasi dengan aplikasi lain
Yang paling sering aku pakai adalah attach a file dari "Your Computer" berupa gambar untuk jadi cover suatu task.
Kalau kamu suka membuat draft blog di Google Docs, Asana ini pas banget karena bisa attach file dari Google Drive. Aku biasa langsung tulis di WordPress, jadi belum pernah coba fitur ini.
3 | Desainnya simple dan intuitif
Ga perlu bingung atau mesti cari tutorial sana sini, begitu buka Asana langsung ngerti maksudnya apa.
Dulu yang aku suka dari Trello itu, dia bisa pilih background. Ehtapi setelah pakai Asana, jadinya malah pas balik lagi ke Trello, background itu jadi mengganggu. Lebih baik tanpa background aneh-aneh.
Jadi yaaa I trust Asana untuk sisi desain apps.
4 | Ada mobile apps
Tidak seperti Basecamp dan 17Hats yang (kalau tidak salah) belum ada appsnya, Asana sudah ada mobile appsnya.
Memang sih untuk aplikasi project management seperti Asana ini kurang enak digunakan kalau di ponsel, lebih nyaman di desktop. Tapi ini point plus banget supaya kamu bawa 'notes' kemanapun kamu pergi.
Never go anywhere without smartphone kan? 😀
5 | Gratis!!!
Ada sih tipe premiumnya, tapi sejauh ini masih belum perlu.
Cara menggunakan asana
Asana bisa dipersonalisasi sesuai kebutuhan kita. Bahkan nanti, saat kita sudah punya tim, asana bisa digunakan bersama-sama untuk mengatur suatu project.
Di bawah ini aku share gimana aku menggunakan Asana untuk keperluan sehari-hari dan pekerjaan.
1 | Buat setiap cabang kegiatan kamu di bawah Workspace yang sudah kamu buat (istilahnya = PROJECTS)
Aku membuat 10 cabang projects:
- Content Little Arsyi Blog
- Kiddy and Me Maintenance
- Work Routine
- Home Maintenance
- Oramuf
- Running List
- Content Kiddy and Me Blog
- Youtube Little Arsyi
- Catch-all
- Redbubble
Setelah itu, aku kasih warna berbeda untuk setiap project-nya, untuk memudahkan kita melihat overall kegiatan.
Kamu bisa buka view Calendar untuk Workspace (kalau aku diberi nama "Home Office"). Disini kamu bisa lihat view keseluruhan kegiatan kamu yang dibagi berdasarkan warna kategori setiap cabang kegiatan.
Di view ini kamu bisa lihat semua kegiatan kamu dari setiap kategori. Disitu kelihatan kann aku lebih banyak tasks berwarna hijau, ungu sedikit, dan pink hanya 1?
Nah itu artinya di periode tersebut aku sedang banyak fokus ke blog. Kiddy and Me sedang sedikit kerjaan karena banyak tutup karena anak sakit. Juga pink Oramuf yang aku sekarang ga terlalu banyak kerjaan disini. Mulai minggu depannya baru ada lagi.
2 | Buat kolom kategori tasks (istilahnya = BOARDS)
Kalau tidak salah, mulai tahun 2017, Asana mengupdate appsnya dengan fitur baru, yaitu Kanban Methodology, yang tadinya hanya ada di Trello.
Kanban is a method of managing work that balances the demand to complete work with the available capacity to start work. Kanban means “signboard” or “billboard” in Japanese, and it originally used little index cards on a wall (or “Kanban board”). Its roots are from the 1940s when Toyota studied supermarkets and developed practices around lean manufacturing and JIT (just-in-time) production.
Project Management Pros
Di kolom/kategori/boards tersebut, kamu bisa membagi berdasarkan proses kegiatan (metode kanban) atau mungkin sebagai tabel.
Buat boards yang terpikirkan sekarang saja karena nanti bisa dengan mudahnya ditambah.
Juga perlu diketahui, ada projects yang membutuhkan banyak kolom dan ada projects yang tidak membutuhkan kolom (hanya butuh list).
Projects dengan kolom terbanyak aku adalah Content Little Arsyi Blog. Sedangkan yang hanya list misalnya Running List dan Catch-all.
3 | Buat Tasks (plus Subtasks kalau ada) untuk setiap Projects
Untuk projects yang ada Column-nya, aku lebih suka membuat tasks dengan klik tanda tambah (+) yang ada di bawah judul kolom. Dengan begitu, task langsung masuk ke kolom tersebut.
Untuk task yang tidak ada deadline, seperti Catat pengeluaran blog, tidak usah diassign dan pilih tanggal.
Untuk yang ada deadline, kamu harus assign dan pilih tanggal supaya task tersebut masuk ke calendar view.
Jangan lupa jika perlu (dan sebaiknya iya), buat tags untuk membedakan jenis tasks saat di view calendar (my favorite view!).
Tips and tricks
Bookmark kategori dan view yang sering digunakan
Kalau aku bookmark untuk "Content Little Arsyi Blog" dan "Home Office - Calendar view". Ini untuk mempercepat aja sih, soalnya kalau klik-klik agak lama.
Buat warna project dan tasks yang berlainan namun terkait
Ini untuk memudahkan saat view calendar. Jadi piih warna ini jangan asal-asalan. Misal, aku kan Little Arsyi itu Mint, karena ga ada warna mint aku pilih yang agak kehijauan. Juga untuk Running List aku piih warna abu-abu (netral) karena kegiatannya ga urgent, jadi kegiatan lain lebih muncul
Buka aplikasi Asana saat pertama kali buka laptop
Kalau ga, bakal ga sesuai track. Kalau buka Asana, jadi kita on track di hari itu.
Download mobile appsnya
Aku pribadi jarang buka apps Asana di hp karena lebih suka view di desktop. Tapi, pernah waktu nunggu dll daripada browsing ga jelas, aku suka buat notes di asana, brainstorming, atau sekedar baca-baca ide yang pernah aku tulis di asana.
Semoga bermanfaat!
Nabila Ghaida Zia says
Tera kasih mba sharingnya. Dari review mba jadi tertarik sama asana deh. Nanti auto buka laptop. Salam kenal mbak
Soraya Ahda says
Halo mbaa.. Salam kenal juga 😀
Shintaries Nijerinda says
Jadi pengen nyoba asana, selama ini untuk kerjaan masih pake Trello. Lengkap banget cara pakainya, thank you for sharing. Abis ini langsung daftar mau pake hehehe
Soraya Ahda says
Sama2 kakk.. Cobain deh kak recommended 😀
neng says
Dulu pake Asana, tapi saya malah keasyikan nulis tasks dan melengkapi tasks, bukannya beresin kerjaannya hahaha... trus overwhelmed sendiri pas liat calender view. bloon kan *nangis*
sampai sekarang masih suka mupeng, tapi sadar diri aja berkali-kali pakai asana malah keteteran. jadi ya udah.
Kalau buat kerjaan sekarang, sehari-hari saya pakai gabungan trello dan paper notepad. sebenarnya udah cukup, tapi ya itu, suka mupeng liat fitur asana yang banyaaak.... dan lebih unyu. :))
Soraya Ahda says
Hahahaa.. kalau aku sukanya complete task di asana itu kadang ada unicorn terbang wkwk :p
Btw mungkin kebanyakan kakk task di calendar view nya.. aku biasanya 1-2 task, max 3.
Juga aku kalau lagi pusing ini itu bisa seminggu lebih ga buka apps, haha. tapi enaknya kalau udah semangat lagi bisa lanjut sesuai yang kemarin kita tinggal 😀
Fadhila says
Kak kok gak gambar yang muncul ya di tulisan ini
Soraya Ahda says
Ga ada gambarnya maksudnya kak?