So, going paperless adalah salah satu target saya di bulan April ini. Di era digitalisasi yang sudah seperti sekarang, paperless sudah tidak sulit lagi untuk dilakukan. Tidak sulit dan tidak ribet. Banyak alat bantu yang memudahkan pengguna untuk mendigitalisasi kertas-kertas (baik yang berserakan maupun yang super penting) menjadi bentuk yang lebih ringkas dan mudah diatur.
Catatan Singkat Menuju Rumah Tangga Paperless
Pertanyaan pertama, mengapa paperless?
- Kamu lebih suka menulis di kertas, tapi berantakan (dan pasti berantakan) dan kalau kebetulan ada yang mau dicari susah menemukannya.
- Bisa di backup, mengurangi risiko hilang, kebakaran, dan kerusakan.
- Mempermudah pengiriman dokumen, yang mana sekarang banyak online.
- Mengurangi sampah, cinta lingkungan 🙂
Untuk tahap awal ini saya ga mau muluk-muluk untuk degradasi kertas di rumah. Mungkin kamu juga bakal kecapaian sendiri kalau harus scan semua dalam waktu singkat. Kecuali, punya alat scan keren semacam Fujitsu S1300i yang mendukung ADF (Automatic Document Feeder) dan duplex scanning. Pelan-pelan lah ya. Yang pasti, yang menurut saya paling penting untuk paperless diantaranya..
- Dokumen kenegaraan (akta, buku nikah, KK) dan dokumen resmi lainnya (pengangkatan pegawai, slip gaji, dll). Dokumen semacam ini tepatnya bukan dijadikan paperless sih ya.. karena kita masih butuh dokumen fisiknya, tapi didigitalisasi.
- Artikel/tulisan penting (mulai dari sumber data hingga resep masakan)
- Catatan harian/daily docket (berguna kalau suatu saat kamu butuh melihat balik ide-ide kamu di masa lampau.
Sama seperti dokumen fisik, file digital juga membutuhkan beberapa sarana, misalnya:
1. Tempat penyimpanan
Bisa disimpan di harddisk komputer, flashdisk, email, atau yang lebih khusus seperti aplikasi Evernote. Evernote ini punya fungsi yang ga dimiliki media penyimpanan lain, yaitu fitur pencarian di attachment. Jadi, kalau yang lain bisa search berdasarkan judul atau tag atau badan catatan, Evernote juga bisa 'membaca' gambar dan attachment.
2. Alat digitalisasi
Yang paling sering digunakan sih scanner. Scanner juga banyak macamnya. Lebih canggih lagi, kalau kamu punya smartphone, ga usah repot-repot pakai scanner sudah bisa scan dengan unduh aplikasi bernama Scannable yang bisa menghasilkan pindaian sangaaaat bagus dan beresolusi tinggi, padahal hanya dari jepretan kamera hp.
Kalau masih pemula di digitalisasi dokumen menuju paperless, lebih baik mulai dari yang paling mudah dan sedikit biayanya.
Kalau saya dari beberapa tahun lalu sudah digitalisasi dokumen penting dan artikel penting. Sekarang tambahannya adalah digitalisasi daily docket dan notes yang mana banyak mengandung ide dan catatan penting yang sangat sayang kalau hilang.
Untuk media penyimpanan, mostly saya masih pakai email. Selanjutnya, saya akan mulai simpan di Evernote, tapi masih yang gratisan, hehe. Kalau yang bisa search attachment itu mesti langganan premium. Nanti lah ya kalau dokumennya sudah banyak..
Kalau scanner, saya pakai HP 2545. Bukan karena alasan apa-apa, tapi karena saya terlanjur punyanya itu, hehe. Tapi untuk artikel atau daily docket saya pakai Scannable.
Bagaimana dengan kamu? Sudah siap paperless? 😉
Leave a Reply